clique aqui

 

SEI

Processos de RH no SEI

Pasta Funcional Eletrônica – O Sistema SIPE

Orientações adicionais às Unidades de Recursos Humanos sobre a transposição dos processos para o meio eletrônico por meio do SEI

a.Criação de Ilha de Digitalização/DRH e Arquivo/DRH

b.Processos Híbridos

c.Finalização de Processos

d.Consultar Andamento  

 1. SEI

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma plataforma de gestão de processos e documentos eletrônicos. Criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI é hoje ferramenta oficial do Governo Federal para implantação do Processo Eletrônico Nacional – PEN.

Com a publicação do Decerto nº 47.228 de 04/08/2017, o SEI também passa a ser o sistema oficial no âmbito do Poder Executivo de Minas Gerais para formação, instrução e decisão de processos administrativos eletrônicos. Destaca-se no art 1º da referida legislação que a ferramenta passa a ser obrigatória a partir do dia 1º de janeiro de 2019 em todos os órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional do Estado.

O SEI está sendo utilizado para gerar e tramitar processos administrativos diversos (compras, convênios, processos internos, etc), e também pelo setor de Recursos Humanos dos órgãos e entidades do Estado de forma a converter processos que ainda ocorrem em meio físico para o meio eletrônico, medida que visa a redução dos custos diversos atrelados a tramitação e manutenção do papel. Desta forma, trabalha-se na otimização dos fluxos e redução dos gastos.

Para mais informações sobre o SEI, acesse aqui.

 

2. Processos de RH no SEI 

A grande maioria dos processos administrativos de Recursos Humanos podem ser realizados com o suporte do SEI. Para orientar o andamento de cada processo, o SEI permite a definição de Bases de Conhecimentos.

A Base de Conhecimento é uma funcionalidade do SEI! de gestão do conhecimento, a qual explicita dados a respeito dos processos cadastrados no sistema como identificação, passo-a-passo, atores envolvidos e legislação relacionada. Ela tem o intuito de guiar os executores do processo, desde o servidor solicitante, perpassando os responsáveis pelo processamento dos processos, até os responsáveis pelo arquivamento de documentos em pasta funcional do órgão. 

Para acessá-la diretamente no SEI!, basta clicar no ícone ao lado do número de protocolo do processo aberto.

Abaixo, encontram-se todas os processos de recursos humanos que já possuem Bases de Conhecimento disponibilizadas no sistema:

 


3. Pasta Funcional Eletrônica – O Sistema SIPE

O Sistema de Indexação de Documentos em Pastas Funcionais Eletrônicas – SIPE, instituído pela Resolução Seplag nº63 31/08/2018, foi concebido para, em complementaridade ao Sistema 

 

Eletrônico de Informações – SEI!MG, garantir a adequada guarda dos documentos funcionais dos servidores em suporte eletrônico. Por meio do SIPE, é possível indexar documentos contidos no SEI, agrupando-os em Pastas Funcionais Eletrônicas individuais de cada servidor. Dessa forma, as atividades de arquivamento e disponibilização de documentos funcionais do servidor ficam preservadas em face à mudança de suporte físico (processos em pasta e papel) para suporte eletrônico (processos no SEI).

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Resolução SIPE

 

Manual de Utilização do SIPE

 Quais Documentos devem ser indexados em uma Pasta Funcional Eletrônica?

Conforme Art. 8º da Resolução nº63 de 31 de agosto de 2018, a listagem abaixo apresenta os documentos que deverão ser arquivados e indexados nas Pastas Funcionais Eletrônicas dos servidores. Esta encontra-se em elaboração e cresce à medida que cada processo é analisado e convertido para o meio eletrônico com produção da respectiva Base de Conhecimento. Além disso, conforme Parágrafo Único da referida legislação, havendo necessidade de inclusão de novos tipos de documentos na listagem, os órgãos/entidades deverão solicitar a inclusão à Assessoria de TI da Subsecretaria de Gestão de Pessoas da SEPLAG, apresentando a devida justificativa.

Versões anteriores

E as Pastas Funcionais Físicas?

Conforme art. 7º da Resolução nº63 de 31 de agosto de 2018, uma vez iniciado o uso do SIPE, fica vedado o armazenamento de documentos funcionais em pasta funcional física. Tal medida é importante para evitar o arquivamento duplo de documentos.

Casos legalmente previstos em que a manutenção do documento físico é obrigatória (ex: Averbação de Tempo), orienta-se que a guarda do documento seja realizada no arquivo da unidade responsável pelo assunto, com a concomitante transcrição da informação acerca do processo para o SEI.

De forma a manter as pastas funcionais eletrônicas completas sem a necessidade de consultar o arquivo físico, orienta-se para que haja um esforço das unidades de recursos humanos no sentido de avaliar a viabilidade de seus respectivos órgãos ou entidade em proceder com a digitalização, autuação no SEI e posterior indexação no SIPE das pastas funcionais físicas mantidas enquanto passivo. Para mais informações sobre a digitalização e autuação do passivo de pastas funcionais no SEI, clique aqui.

 

Orientações adicionais às Unidades de Recursos Humanos sobre a transposição dos processos para o meio eletrônico por meio do SEI 

4. Criação de Ilha de Digitalização/DRH e Arquivo/DRH

A conversão dos processos de RH do formato físico para o formato eletrônico através do SEI demanda repensar a forma de entrada e de saída dos documentos digitais. Para viabilizar e organizar o recebimento e arquivamento dos documentos, orientamos para a criação de duas novas unidades no SEI:

  • Unidade de Digitalização da DRH

A Unidade de Digitalização do DRH é responsável por receber documentos físicos e providenciar sua digitalização e autenticação com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil, com fundamento no art. 3º, caput, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, a partir de documento original, para compor processos abertos no SEI.

Conforme art. 7º da Resolução nº 63 de 2018, os documentos físicos, após terem sido digitalizados, não devem ser arquivados nas pastas funcionais físicas tradicionais, sob risco do arquivamento em duplicidade ao final da tramitação pelo SEI (uma vez que o processo eletrônico será arquivado por meio do SIPE em pastas funcionais eletrônicas). Clique aqui  para acessar o Guia de Digitalização e Autuação no SEI (geral).

Na ausência ou insuficiência deste setor, a área de recursos humanos contará com o apoio da Unidade CSC SEI DIGITALIZAÇÃO do Órgão SEPLAG, no 1º andar, Sala 5, Edifício Gerais, Cidade Administrativa, ciente de que os documentos digitalizados serão mantidas em arquivo próprio do CSC, permitindo somente a continuidade da tramitação eletrônica. Para saber mais sobre como demandar o trabalho de digitalização/autuação no SEI desempenhado pelo CSC SEI DIGITALIZAÇÃO, também conhecida como Ilha de Digitalização, clique aqui.

  • Unidade de arquivo da DRH

A Unidade de Arquivo do DRH é responsável pela conclusão dos processos no SEI. Todos os processos de RH que tramitarem no SEI e precisarem de arquivamento em Pasta Funcional deverão ser enviados a essa unidade ao serem finalizados. A referida unidade, por meio do Sistema de Indexação de Pasta Funcional Eletrônica (SIPE), será responsável pelo arquivamento em pastas funcionais eletrônicas.

 

5. Processos Híbridos

Sempre que possível, é ideal que os processos sejam tratados no SEI desde o seu início até o arquivamento. No entanto, conforme § 2º do art. 1º do Decreto nº 47.228 de 04/08/2017, o SEI só passa a ser obrigatório para todos os órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional a partir do dia 1º de janeiro de 2019. Assim, neste momento de transição, será comum trabalharmos com processos que se iniciam em meio físico e, ao longo da tramitação ou no momento do arquivamento, são digitalizados para o meio eletrônico.

Recomenda-se que a digitalização de processos que foram iniciados em meio físico (para que prossigam em meio eletrônico) seja de responsabilidade da unidade Digitalização/DRH do órgão de exercício do servidor requerente. Este será responsável pela digitalização com a devida autenticação por meio do emprego de certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil, com fundamento no art. 3º, caput, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012.

Clique aqui   para acessar o Guia de Digitalização e Autuação no SEI (geral) e saber mais sobre como demandar a digitalização de um documento físico para compor um processo eletrônico.

 

6. Finalização de Processos

Uma vez finalizado, ou seja, quando o processo não possui mais nenhuma ação a ser executada no SEI e precisa ser arquivado em pasta funcional eletrônica, a última ação no sistema para garantir o seu fim adequado deverá sempre ser Enviar Processo (Ícone no SEI: envia ) para a unidade de arquivo do DRH do seu órgão (Arquivo/DRH). Conforme manual de orientações sobre o SIPE (Sistema de Indexação de Pasta Funcional Eletrônica), a unidade de arquivo do RH do seu órgão, por sua vez, irá proceder com a indexação dos processos nas pastas funcionais eletrônicas no referido sistema e só então, concluí-lo no SEI.

Também é importante destacar que a unidade de arquivo não deverá indexar documentos no SIPE enquanto o processo estiver aberto em outras unidades, sob risco de alteração na listagem de documentos no decorrer do trabalho de indexação e falha no arquivamento. Portanto, ao enviar o processo para a unidade de arquivo do seu órgão, não marcar a opção “Manter processo aberto na unidade atual”.

Apenas processos que não deverão ser arquivados em pasta funcional deverão ser concluídos (Ícone no SEI: conclui).

Observação: Uma vez enviado ou concluído, o processo não aparecerá mais na página principal do SEI da sua unidade. Para facilitar o acesso futuro a esse processo, recomenda-se, conforme necessidade, colocá-lo em Acompanhamento Especial (Ícone no SEI: olho ) antes dessas ações. Caso isso não tenha sido feito, ainda é possível pesquisar pelo processo para encontrá-lo.

 

7. Consultar Andamento

O histórico do processo poderá ser visualizado por meio do link “Consultar Andamento” localizado abaixo da árvore do processo. Além dos registros automaticamente gerados pelo próprio SEI na criação e andamentos do processo, também é possível cadastrar registros manuais clicando em “Atualizar Andamento”.

Orienta-se no sentido da utilização da funcionalidade para identificar o(s) servidor(es) tratado(s) no processo, facilitando a indexação dos documentos nas pastas funcionais eletrônicas pela unidade de arquivo. Neste sentido, é interessante que a área responsável pelo assunto tratado crie o registro clicando em “Atualizar Andamento” com o(s) nome(s), masp(s) e admissão(ões) do(s) servidor(es) que terão suas pastas funcionais atualizadas com documentos contidos no processo em questão.